Software für Sicherheitsfirmen: worauf es bei der Auswahl ankommt

Der Alltag ohne Software

In vielen Betrieben liegt der Plan in Excel, die Absprache läuft über WhatsApp, der Rest über die Telefonkette. Das funktioniert, solange nichts ausfällt. Fällt nachts jemand aus, entscheidet die Disposition unter Zeitdruck aus dem Kopf, wer qualifiziert, verfügbar und arbeitszeitrechtlich zulässig ist, ohne dass eine Excel-Tabelle Ruhezeit oder § 34a-Ablauf kennt oder warnt.

Das kostet mehr als Nerven: Stunden pro Woche in der Disposition, unbesetzte Schichten, nachgearbeitete Stundenlisten am Monatsende, im schlechtesten Fall eine verlorene Ausschreibung mangels Nachweisführung oder ein Bußgeld bei einem Arbeitszeit- oder § 34a-Verstoß. Eine Übersicht, wie sich ein Dienstplan für den Sicherheitsdienst überhaupt sauber aufbauen lässt, finden Sie im Ratgeber zum Dienstplan im Sicherheitsdienst.

Checkliste: Was eine Software für Sicherheitsfirmen können muss

Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, lohnt sich eine ehrliche Checkliste, unabhängig vom Anbieter. Diese Punkte unterscheiden eine Branchenlösung von einem allgemeinen Dienstplan-Tool:

• ✓Prüft Ruhezeit und Wochenarbeitszeit automatisch bei jeder Zuweisung, nicht nur im Nachhinein
• ✓Kennt § 34a-Nachweise mit Ablaufdatum, statt Sachkunde in einer allgemeinen Personalakte zu verstecken
• ✓Bildet Kontrollgänge und Wachbuch als Teil der Schicht ab, nicht als separates System
• ✓Erzeugt einen Nachweis, den der Auftraggeber tatsächlich einsehen kann, nicht nur eine interne Notiz
• ✓Rechnet mit denselben Stunden ab, die im Dienstplan stehen, ohne zweite Erfassung für die Buchhaltung
• ✓Läuft auf dem Handy der Mitarbeiter ohne App-Zwang und ohne zusätzliche Hardware am Objekt
• ✓Trennt Subunternehmer sauber von der eigenen Belegschaft, statt allen denselben Zugang zu geben
• ✓Lässt sich monatlich kündigen, ohne Mindestlaufzeit und ohne Anschaffungskosten

Kosten: welche Fragen Sie jedem Anbieter stellen sollten

Der Monatspreis allein sagt wenig. Vergleichbar werden Angebote erst, wenn Sie bei jedem Anbieter dieselben Fragen stellen:

• ✓Wird je Mitarbeiter abgerechnet oder als Paket nach Betriebsgröße, und was passiert, wenn das Team wächst?
• ✓Kostet die App oder das Portal für die Mitarbeiter extra, und gilt das für alle Mitarbeiter?
• ✓Wie viele Zugänge für Leitung und Disposition sind enthalten, was kostet jeder weitere?
• ✓Gibt es eine Mindestlaufzeit, eine Einrichtungsgebühr oder Hardware, die gekauft werden muss?
• ✓Sind Abrechnung und E-Rechnung enthalten oder ein eigenes Modul mit eigenem Preis?
• ✓Verstehen sich die Preise zzgl. MwSt., und ist das im Angebot klar ausgewiesen?

Einführung: in welchen Schritten

Eine neue Software scheitert selten an der Technik, meist an der Umstellung. Bewährt hat sich ein Ablauf in Stufen: Bestandsaufnahme, Übernahme der Mitarbeiter und Objekte aus den vorhandenen Listen statt Abtippen, Rollen und Zugänge einrichten, dann ein echter Monat an einem echten Objekt und erst danach die ganze Mannschaft. Fragen Sie jeden Anbieter, wer welchen dieser Schritte übernimmt und ob er im Preis enthalten ist.

Für welche Sicherheitsunternehmen WachFlow passt

WachFlow eignet sich für Bewachungsunternehmen nach § 34a GewO mit Objektschutz, Werkschutz, Empfangsdiensten und Veranstaltungsschutz. Typisch ist ein inhabergeführter Betrieb mit 10 bis 80 Mitarbeitern, ohne eigene IT-Abteilung, oft mit Subunternehmern im Verbund.

Nicht jedes Objekt läuft gleich: Werkschutz braucht andere Zeitfenster als ein Empfangsdienst, eine Veranstaltung andere Vorlaufzeiten als ein Dauerobjekt. Der Dienstplan bildet das je Objekt einzeln ab, mit eigenem Bedarf, eigenen Zeiten und eigenen Anforderungen.

Dienstplanung und Ausfallmanagement

Der Dienstplan zeigt jedes Objekt und jede Lücke auf einen Blick. Bei jeder Zuweisung prüft WachFlow Ruhezeit, Wochenstunden, § 34a-Status und Doppelbelegung und warnt bei einem Konflikt, statt hart zu blockieren, denn eine Notbesetzung muss möglich bleiben. Fällt jemand aus, schlägt WachFlow passenden Ersatz mit Begründung vor oder gibt die Schicht in die Schichtbörse, aus der geeignete Mitarbeiter sie selbst übernehmen. Mehr dazu unter Dienstplanung für Sicherheitsdienste.

Nachweise: Zeiterfassung, Kontrollgänge, Wachbuch und § 34a

Mitarbeiter stempeln im Portal auf dem eigenen Handy, je Objekt frei, per Standort, per QR-Code oder beides, siehe Zeiterfassung und Stempeluhr. Kontrollgänge weisen Sie ohne eigene Hardware nach, über QR-Etiketten am Objekt mit Zeitstempel vom Server, dazu mehr unter Kontrollgang-Software ohne eigene Hardware.

Vorkommnisse landen im digitalen Wachbuch, wahlweise per Diktat erfasst. Für jeden Mitarbeiter verwaltet WachFlow außerdem die § 34a-Nachweise mit Ablaufdatum und warnt beim Einplanen, bevor jemand ohne gültige Sachkunde am Objekt steht. Einen Einstieg in die Sachkunde- und Unterrichtungspflicht selbst gibt der Ratgeber zu § 34a-Nachweisen.

Vom Dienstplan zur Rechnung

Aus dem Dienstplan entsteht der Leistungsnachweis je Objekt, daraus die Rechnung als ZUGFeRD-PDF/A-3 und, wo gefordert, als XRechnung, dazu ein Export für DATEV. Abgerechnet wird dabei immer der Dienstplan, nie allein die Stempeluhr. Ihr Auftraggeber sieht seinen Nachweis über einen Link mit Token, ohne eigenes Konto und ohne Passwort. Details unter Leistungsnachweis und E-Rechnung.

Mitarbeiter-Portal, App und Subunternehmer

Ihre Mitarbeiter müssen nichts installieren: Das Portal läuft im Browser und lässt sich wie eine App auf den Startbildschirm legen. Wer sein Handy bedienen kann, kann das Portal bedienen, eine Einladung per E-Mail genügt.

Arbeiten Sie mit Subunternehmern, sehen diese im eigenen, abgeschotteten Partner-Portal ausschließlich die ihnen übertragenen Schichten, nicht Ihre übrigen Preise, Objekte oder Mitarbeiter. Die Rollen- und Mandantentrennung setzt die Datenbank selbst durch, mehr als 200 automatisierte Zugriffstests prüfen sie.

Datenschutz und Serverstandort

Datenbank und Server stehen in Frankfurt am Main, die Übertragung ist verschlüsselt, die Mandantentrennung wird in der Datenbank erzwungen. Zum Vertragsabschluss steht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bereit. Standortdaten erfasst WachFlow bewusst nur im Moment einer Bestätigung oder eines Scans, kein dauerhaftes Tracking Ihrer Mitarbeiter.

Preise und Einführung bei WachFlow

Der Preis besteht aus drei Bausteinen: 29 € Grundgebühr im Monat (Ihr Zugang als Inhaber inklusive), 2,99 € je Mitarbeiter, der im Monat mindestens einen Dienst hatte, und 11,99 € je weiterem Leitungs-Zugang für Disponent, Objektleiter, Buchhaltung oder HR. Ein Betrieb mit 20 Mitarbeitern und einem Disponenten zahlt damit 100,79 € im Monat. Ab 80 Mitarbeitern erstellen wir ein individuelles Angebot. Das Mitarbeiter-Portal ist immer für alle Mitarbeiter enthalten. Alle Preise zzgl. MwSt.

WachFlow ist monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit. Die Einführung vereinbaren wir im persönlichen Angebot: Bestandsaufnahme, Datenübernahme aus Ihren Excel-Listen für Mitarbeiter und Objekte, Rollen einrichten, ein echter Monat an einem echten Objekt, erst danach die ganze Mannschaft.

Häufige Fragen

Was kostet eine Software für Sicherheitsfirmen wie WachFlow?

29 € Grundgebühr im Monat, dazu 2,99 € je Mitarbeiter mit Dienst und 11,99 € je weiterem Leitungs-Zugang, jeweils zzgl. MwSt. Das Mitarbeiter-Portal ist für alle Mitarbeiter inklusive, monatlich kündbar.

Können wir von Excel und WhatsApp wechseln, ohne alles neu einzutippen?

Ja. Mitarbeiter und Objekte werden aus Ihren bestehenden Excel-Listen importiert, der Bedarf je Objekt wird einmal in WachFlow angelegt.

Brauchen unsere Mitarbeiter eine eigene App?

Nein. Das Portal läuft im Browser auf jedem Handy und lässt sich wie eine App auf den Startbildschirm legen.

Prüft die Software automatisch, ob ein Mitarbeiter noch § 34a-gültig ist?

Ja, bei jeder Zuweisung und zusätzlich in einer Fristenübersicht für den ganzen Betrieb. WachFlow warnt, blockiert aber nicht, damit eine Notbesetzung möglich bleibt.

Können wir Subunternehmer einbinden, ohne dass sie unsere Daten sehen?

Ja, über ein eigenes, abgeschottetes Partner-Portal. Ihr Subunternehmer sieht nur die ihm übertragenen Schichten.

Wie kündigen wir, wenn WachFlow nicht zu uns passt?

Monatlich, ohne Mindestlaufzeit.

Wo liegen unsere Daten?

Datenbank und Server stehen in Frankfurt am Main, verschlüsselt übertragen, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Über WachFlow

WachFlow ist die Software für Sicherheitsdienste: Dienstplan, Wachbuch, § 34a-Nachweise und Abrechnung in einem System.