Zeiterfassung und Stempeluhr für den Sicherheitsdienst

Stempeluhr im Mitarbeiter-Portal

Mitarbeiter stempeln Dienstbeginn und Dienstende im Portal auf dem eigenen Smartphone, ohne separate Hardware. Das Portal läuft im Browser und lässt sich wie eine App auf den Startbildschirm legen.

Gestempelt wird ausschließlich über die Stempeluhr im Portal; andere Knöpfe verlinken nur dorthin. Das verhindert doppelte Stempel und widersprüchliche Stundenwerte, die sonst mühsam von Hand bereinigt werden müssten.

Nachweis beim Dienstbeginn, je Objekt wählbar

Sie legen je Objekt fest, wie der Dienstbeginn nachgewiesen wird: frei ohne weiteren Nachweis, per Standort, per QR-Code, der am Objekt hängt, oder beides zusammen. Verlangt ein Objekt den QR-Nachweis, führt der Stempel-Knopf direkt in die Kamera. Die Scans laufen auch im Funkloch: Stempel werden in eine Warteschlange eingereiht und nachgereicht, sobald wieder Netz vorhanden ist.

• ✓Frei, ohne weiteren Nachweis
• ✓Standort
• ✓QR-Code am Objekt
• ✓Standort und QR-Code kombiniert

Soll und Ist im Vergleich

Geplante und gestempelte Zeiten stehen nebeneinander. Abgerechnet wird immer der Dienstplan, nicht die Stempeluhr: Wer länger gearbeitet hat, bekommt die Schicht im Plan angepasst. Die Stempelzeit bleibt Kontrollinformation, wer da war und wann.

Die Disposition sieht in Echtzeit, wer wann gestempelt hat und wo eine Abweichung zum Plan steht. Die Lohnbuchhaltung profitiert am Monatsende: Zuschläge sind bereits berechnet, der Export ist vorbereitet, eine doppelte Erfassung entfällt.

Zuschläge nach § 3b EStG

Für den Lohn berechnet WachFlow steuerfreie Zuschläge für Nacht, 20 bis 6 Uhr, Sonntag und Feiertag nach § 3b EStG. Die Kundenabrechnung rechnet mit einem eigenen Nachtfenster, 22 bis 6 Uhr, damit Lohn und Rechnung nicht vermischt werden.

Beide Berechnungen laufen technisch getrennt voneinander, damit eine Anpassung am einen Fenster nie versehentlich das andere verschiebt und die Zuschläge stimmen, egal welche Seite gerade gebraucht wird.

Export für Lohn und DATEV

Aus den erfassten Stunden entsteht ein Export für Lohnbuchhaltung und DATEV, ohne die Zahlen ein zweites Mal von Hand zu erfassen. Die Lohnbuchhaltung bekommt damit am Monatsende fertige Zahlen statt handschriftlicher Stundenzettel oder einer Excel-Liste, die erst noch zusammengetragen werden muss.

Offline-fähig am Objekt

Das Portal ist als PWA installierbar und arbeitet auch im Funkloch weiter, ein häufiger Fall an Objekten im Keller oder auf dem Werksgelände. Stempel und Wachbucheinträge werden in eine Warteschlange eingereiht und automatisch nachgereicht, sobald wieder Verbindung besteht, mit einer Frist von 48 Stunden, danach verfällt der Eintrag.

Häufige Fragen

Rechnet WachFlow mit der Stempelzeit oder mit dem Dienstplan ab?

Mit dem Dienstplan. Die Stempelzeit ist Kontrollinformation; Abweichungen führen dazu, dass die Schicht im Plan korrigiert wird, nicht dass die Stempelzeit automatisch übernommen wird.

Funktioniert die Stempeluhr auch ohne Internet am Objekt?

Ja. Ein Stempel wird bei fehlendem Netz in eine Warteschlange im Portal eingereiht und automatisch nachgereicht, sobald wieder Verbindung besteht.

Brauchen wir Hardware für den Nachweis am Objekt?

Nein. Wählen Sie den QR-Nachweis, drucken Sie das Etikett selbst aus, der Mitarbeiter scannt mit dem eigenen Handy.

Werden unsere Mitarbeiter dauerhaft geortet?

Nein. Der Standort wird nur im Moment einer Bestätigung oder eines Scans erfasst, kein Dauer-Tracking.