Leistungsnachweis und E-Rechnung für den Sicherheitsdienst

Leistungsnachweis je Objekt

Für jedes Objekt und jeden Monat erzeugt WachFlow einen Leistungsnachweis als PDF, den Sie dem Auftraggeber vorlegen oder über den Kundenzugang freigeben. Grundregel: Abgerechnet wird immer der Dienstplan, nie die Stempeluhr. Wer länger gearbeitet hat, bekommt die Schicht im Plan geändert, nicht die Rechnung im Nachhinein.

Jede versendete Rechnung hängt die im Archiv abgelegten Originaldateien an, nie neu erzeugte Dateien. So bekommt Ihr Auftraggeber immer genau das Dokument, das auch im Belegarchiv liegt, nachvollziehbar für eine spätere Prüfung.

Stundensätze, Pauschalen und Mindeststunden

Sätze für Tag, Nacht, Sonntag und Feiertag legen Sie je Objekt fest, mit Gültigkeitszeitraum, sodass eine Preisänderung auch mitten im Monat greift; ändert sich ein Satz mitten in einer Nachtschicht, teilt WachFlow die Schicht automatisch auf und weist beide Sätze als getrennte Positionen aus.

Alternativ hinterlegen Sie eine Pauschale, die Stunden bleiben dabei im Nachweis als Beleg der Leistung stehen, tragen aber keinen eigenen Betrag mehr. Ist für ein Objekt eine Mindeststundenzahl vereinbart und wurde weniger geleistet, weist WachFlow die fehlenden Stunden als eigene Position aus, statt die geleisteten Stunden künstlich hochzurechnen.

Rechnung als ZUGFeRD-PDF/A-3 und XRechnung

Die Rechnung entsteht als ZUGFeRD-PDF/A-3 mit eingebettetem XML und, wo gefordert, zusätzlich als eigenständige XRechnung für Behördenkunden. Beide Formate sind gegen die offiziellen Prüfregeln der EN 16931 getestet.

Eine gebuchte Rechnung lässt sich nicht mehr ändern. Ist sie falsch, wird sie storniert und neu gestellt, nicht nachträglich bearbeitet, das schützt vor nachträglich manipulierten Belegen.

Export für DATEV und Rechnungseingang

Für die Buchhaltung exportiert WachFlow einen DATEV-Buchungsstapel und die Debitoren-Stammdaten, sodass die Rechnungsdaten nicht ein zweites Mal von Hand erfasst werden müssen.

Auch eingehende E-Rechnungen liest WachFlow ein und prüft sie gegen doppelte Erfassung, sowohl über die Datei selbst als auch über Lieferant und Rechnungsnummer. Das verhindert, dass dieselbe Eingangsrechnung versehentlich zweimal bezahlt wird.

Zahlungen und Mahnwesen im Blick

Ein Kontoabgleich schlägt passende Zahlungen zu offenen Rechnungen vor, gebucht wird dabei nichts automatisch. Bei einer fälligen Mahnung zeigt WachFlow die passende Stufe an, ausgelöst wird sie von Ihnen, nie von selbst.

Kundenzugang ohne eigenes Konto

Ihr Auftraggeber sieht seinen Leistungsnachweis über einen Link mit Token, ohne eigenes Konto und ohne Passwort. Der Zugang lässt sich jederzeit widerrufen, etwa wenn ein Vertrag endet oder ein Ansprechpartner wechselt. Für die Geschäftsführung zählt dabei die Kontrolle über offene Forderungen, für die Buchhaltung, dass Zahlen nicht doppelt erfasst werden müssen.

Häufige Fragen

Rechnet WachFlow die geplanten oder die gestempelten Stunden ab?

Immer die geplanten Stunden aus dem Dienstplan. Die Stempelzeit ist reine Kontrollinformation und fließt nicht in Stunden oder Beträge ein.

Erstellt WachFlow eine XRechnung?

Ja, wo gefordert zusätzlich zum ZUGFeRD-PDF/A-3, getestet gegen die offiziellen Prüfregeln.

Wie korrigieren wir eine fehlerhafte Rechnung?

Über eine Stornierung. Eine gebuchte Rechnung lässt sich nicht nachträglich ändern.

Braucht unser Auftraggeber ein eigenes Konto, um den Nachweis zu sehen?

Nein, er greift über einen widerrufbaren Link mit Token zu, ohne Konto und ohne Passwort.