§ 34a-Nachweise und Sachkunde verwalten

Nachweise je Mitarbeiter mit Ablaufdatum

Für jeden Mitarbeiter hinterlegen Sie die § 34a-Stufe, Unterrichtung oder Sachkunde, mit Ablaufdatum. § 34a GewO unterscheidet diese beiden Stufen; anerkannte IHK-Ausbildungen erkennt WachFlow dabei als gleichwertig zur Sachkunde an, ohne dass Sie das von Hand nachhalten müssen.

Neben § 34a verwaltet WachFlow in derselben Personalakte weitere Nachweise wie Führerschein und Aufenthaltstitel, mit ihren jeweiligen Fristen. Auch Bewacherregister-Daten sind dort hinterlegt. So bleibt die gesamte Nachweisführung eines Mitarbeiters an einer Stelle, statt über mehrere Ordner oder Listen verteilt zu sein.

Warnung beim Einplanen

Planen Sie einen Mitarbeiter mit abgelaufenem Pflichtnachweis ein, zeigt WachFlow das sofort als Warnung, nicht erst am Monatsende. Die Zuweisung wird angezeigt, nie hart blockiert, damit eine Notbesetzung möglich bleibt, wer die Warnung übersteuert, hinterlässt dafür einen Grund.

Weil die Prüfung automatisch bei jeder Zuweisung läuft, muss niemand in der Disposition den Ablauf eines Nachweises im Kopf behalten. Die Warnung erscheint genau in dem Moment, in dem sie gebraucht wird.

Weniger Risiko für die Geschäftsführung

Wer haftet, wenn nachts ein Mitarbeiter ohne gültige Sachkunde am Objekt steht, ist am Ende die Geschäftsführung. Eine Fristenübersicht für den ganzen Betrieb und eine Warnung beim Einplanen sollen genau das früh sichtbar machen, statt es erst bei einer Kundenprüfung zu bemerken.

Die geführten Nachweise mit Ablaufdatum dienen der Planung und zugleich als Grundlage, um bei einer externen Prüfung schnell zeigen zu können, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt über eine gültige Sachkunde verfügte. Für die Disposition bedeutet das vor allem: keine Excel-Liste mehr, in der Fristen von Hand nachgehalten werden müssen.

Fristenübersicht statt Kalender im Kopf

Eine eigene Übersicht zeigt alle Nachweise mit nahendem oder abgelaufenem Ablaufdatum, für den ganzen Betrieb auf einen Blick, statt Fristen in einem separaten Kalender oder einer eigenen Excel-Liste zu führen.

Pflicht- und Wunschqualifikationen je Objekt

Jedes Objekt fordert eine Mindeststufe und kann zusätzlich Pflicht- oder Wunschqualifikationen verlangen. Beim Einplanen prüft WachFlow, ob der vorgesehene Mitarbeiter dazu passt, und zeigt eine Abweichung sofort an.

Dokumente im Portal

Mitarbeiter sehen ihre eigenen Dokumente und Nachweise im Portal auf dem Smartphone. Die Dateien selbst liegen in einem geschützten Bereich, nicht öffentlich abrufbar, und werden nie über eine offene Adresse verlinkt.

Häufige Fragen

Warnt WachFlow, bevor ein Mitarbeiter ohne gültigen § 34a-Nachweis eingeplant wird?

Ja, die Warnung erscheint direkt beim Einplanen, zusätzlich in der Fristenübersicht für den ganzen Betrieb.

Verhindert WachFlow die Zuweisung bei abgelaufenem Nachweis?

Nein, WachFlow zeigt die Warnung an, blockiert aber nicht, damit eine Notbesetzung möglich bleibt.

Können wir je Objekt eigene Qualifikationsanforderungen festlegen?

Ja, jedes Objekt hat eine Mindeststufe und kann zusätzliche Pflicht- oder Wunschqualifikationen verlangen.

Wo sehen Mitarbeiter ihre eigenen Nachweise?

Im Mitarbeiter-Portal auf dem Smartphone, die Dokumente liegen in einem geschützten Bereich.