Digitales Wachbuch für Ihren Sicherheitsdienst

Warum ein digitales Wachbuch mehr zählt als Papier

Ein Papier-Wachbuch liegt am Objekt, ist im Streitfall schwer vorzulegen und lässt sich nachträglich kaum lückenlos nachvollziehen. Ein digitaler Eintrag mit Zeitpunkt bleibt dagegen auffindbar, für die eigene Leitung ebenso wie für den Auftraggeber, der im Ernstfall einen Beleg dafür braucht, dass etwas gemeldet und dokumentiert wurde.

Einträge, Fotos und Kategorien im Portal

Mitarbeiter tragen Vorkommnisse direkt im Portal ein, mit Kategorie, Beschreibung und optionalem Foto. Ein leerer Eintrag lässt sich nicht speichern, das digitale Wachbuch bleibt damit aussagekräftig statt mit Pflichtübungen gefüllt.

Zu einem Eintrag lässt sich ein Foto hinzufügen, etwa von einem beschädigten Zaun oder einer offenen Tür. So bleibt der Zustand vor Ort dokumentiert, nicht nur in Worten beschrieben. Jeder Eintrag bekommt außerdem eine Kategorie, damit sich Vorfälle später auswerten und wiederfinden lassen.

Wachbericht per Diktat

Statt zu tippen, spricht der Mitarbeiter die Stichworte, WachFlow formuliert daraus mit KI einen zusammenhängenden Wachbericht. Das Original bleibt erhalten, zusätzlich liefert WachFlow bei Bedarf eine Kontroll-Übersetzung in eine andere Sprache, praktisch etwa, wenn der Auftraggeber eine andere Sprache spricht als der Mitarbeiter vor Ort.

Zeitpunkt des Vorfalls, nicht der Eingabe

Jeder Eintrag trägt den tatsächlichen Zeitpunkt des Vorfalls, auch wenn er später nachgereicht wird, etwa weil am Objekt kein Netz vorhanden war. So bleibt die Reihenfolge der Ereignisse nachvollziehbar.

Wird ein Eintrag offline erfasst, reiht WachFlow ihn in eine Warteschlange ein und reicht ihn automatisch nach, sobald wieder Verbindung besteht, mit einer Frist von 48 Stunden.

Nur die eigenen Objekte

Ein Mitarbeiter sieht im Wachbuch nur die Objekte seiner eigenen Dienste. Läuft gerade ein Dienst, ist das Objekt für den Eintrag fest vorgegeben und nicht änderbar, außerhalb der Dienstzeit ist es vorausgewählt und lässt sich anpassen.

Vorfälle und Kontrollgänge zählen gemeinsam im Kundenbericht, den Ihr Auftraggeber über einen Link ohne eigenes Konto einsehen kann. So wird sichtbar gemacht, was am Objekt tatsächlich passiert ist, statt nur behauptet zu werden.

SOS und Alarmkette

Für den Notfall gibt es im Portal einen SOS-Notruf, der die hinterlegte Alarmkette auslöst, ohne dass der Mitarbeiter erst eine Nummer heraussuchen muss.

Für die Geschäftsführung ist das Wachbuch der Beleg im Streitfall, für die Disposition der schnelle Überblick, was an welchem Objekt passiert ist, ohne erst am Telefon nachfragen zu müssen.

Häufige Fragen

Wie trägt ein Mitarbeiter einen Vorfall ein?

Im Portal, mit Kategorie und Beschreibung, wahlweise auch per Diktat, das WachFlow zu einem Wachbericht formuliert.

Kann ein Mitarbeiter versehentlich einen leeren Eintrag speichern?

Nein, ein leerer Eintrag lässt sich in WachFlow nicht speichern.

Was passiert bei einem Notfall am Objekt?

Der Mitarbeiter löst im Portal den SOS-Notruf aus, der die hinterlegte Alarmkette benachrichtigt.

Sehen Mitarbeiter das Wachbuch aller Objekte?

Nein, nur die Objekte der eigenen Dienste im aktuellen Zeitraum.