Dienstplanung für Sicherheitsdienste

Monats-, Wochen- und Tagesplan je Objekt

Sie planen in der Monats-, Wochen- oder Tagesansicht, jedes Objekt und jeder Mitarbeiter in einer Zeile. Offene Dienste sind sofort erkennbar, besetzte ebenso. Der Bedarf eines Objekts, also Wochentage, Zeiten, Anzahl und geforderte Qualifikationen, wird einmal hinterlegt und daraus automatisch in konkrete Schichten für den gewählten Zeitraum umgesetzt.

Neben dem vollständigen Plan gibt es eine Ausnahmeansicht, die nur die Dienste zeigt, die wirklich eine Entscheidung brauchen: offene Schichten, Konflikte, ungelöste Ausfälle. So verschwindet der Handlungsbedarf nicht im Grün von hundert bereits besetzten Diensten.

Im Raster wählen Sie Zellen wie in einer Tabellenkalkulation aus, mit Maus oder Tastatur, kopieren und fügen Schichten ein und wechseln den Mitarbeiter für mehrere Dienste auf einmal. Jede Änderung im Plan lässt sich rückgängig machen, auch das Verteilen von Bedarf über einen ganzen Monat.

Prüfung bei jeder Zuweisung

Weisen Sie einen Mitarbeiter einer Schicht zu, prüft WachFlow automatisch mehrere Punkte auf einmal. Ein Konflikt wird angezeigt, nie hart blockiert, denn eine Notbesetzung bei einem Nachtausfall muss möglich bleiben. Wer eine Warnung bewusst übersteuert, hinterlässt dafür einen Grund.

• ✓11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Diensten
• ✓Die 48-Stunden-Woche über 7 Tage
• ✓§ 34a-Status und geforderte Qualifikationen
• ✓Doppelbelegung und Abwesenheiten

Ausfall, Ersatzvorschlag und Schichtbörse

Meldet sich ein Mitarbeiter krank, öffnet WachFlow die betroffenen Dienste automatisch und schlägt geeigneten Ersatz mit Begründung vor, etwa „frei, § 34a gültig, Ruhezeit eingehalten“. Die Zuweisung ist race-frei: Zwei Disponenten können denselben Ersatz nicht versehentlich doppelt vergeben.

Alternativ geben Sie den offenen Dienst in die Schichtbörse frei. Dort sehen nur Mitarbeiter, die dafür infrage kommen, den Dienst, wer zuerst zugreift, bekommt ihn. Zusätzlich können Mitarbeiter Schichten direkt untereinander tauschen, die Leitung entscheidet über jeden Tauschantrag, bevor er wirksam wird.

Nachtschicht-Zuordnung

Eine Schicht, die zwischen 00:00 und 03:59 beginnt, zählt in WachFlow als Nachtschicht des Vortags. Ohne diese Regel würden Nachtschichten in Tagesansichten und Auswertungen verschwinden, weil sie kalendarisch schon zum neuen Tag gehören, obwohl sie fachlich noch zur Nacht davor zählen.

Objektleiter sehen nur ihre Objekte

Ein Objektleiter plant wie ein Disponent, aber ausschließlich für die ihm zugeteilten Objekte. Der Personalpool bleibt dabei bewusst gemeinsam sichtbar, damit auch objektübergreifend ein passender Ersatz gefunden werden kann.

Start ohne Abtippen

Mitarbeiter und Objekte übernehmen Sie aus Ihren bestehenden Excel-Listen per Import, statt sie neu einzutippen. Damit steht der erste Monatsplan an einem Nachmittag, und die vertrauten Listen bleiben die Grundlage statt eines Neustarts bei null.

Häufige Fragen

Blockiert WachFlow eine Zuweisung, die gegen die Ruhezeit verstößt?

Nein. WachFlow zeigt den Konflikt als Warnung, blockiert die Zuweisung aber nicht, damit eine Notbesetzung bei einem Nachtausfall möglich bleibt. Wer übersteuert, hinterlässt einen Grund.

Wie schnell finden wir Ersatz bei einer Krankmeldung?

WachFlow zeigt die betroffenen Dienste sofort und schlägt passenden Ersatz mit Begründung vor, statt dass die Disposition telefonisch abfragen muss.

Können Mitarbeiter offene Schichten selbst übernehmen?

Ja, über die Schichtbörse im Portal. Nur geeignete Mitarbeiter sehen die freigegebene Schicht, und sie wird nur einmal vergeben.

Lässt sich unser bestehender Dienstplan aus Excel übernehmen?

Ja, Mitarbeiter und Objekte werden importiert, der Bedarf je Objekt wird einmal in WachFlow angelegt.