Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Elberd Sigauri, WachFlow
[Straße und Hausnummer], [PLZ und Ort], Deutschland
E-Mail: sigaurie@gmail.com

Soweit WachFlow Daten im Auftrag von Sicherheitsunternehmen verarbeitet (z. B. Mitarbeiter- und Schichtdaten unserer Firmenkunden), ist das jeweilige Unternehmen Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; WachFlow handelt als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO).

2. Hosting

Die Anwendung wird bei Vercel Inc. (USA) betrieben; die Server-Funktionen laufen in der Region Frankfurt am Main. Beim Aufruf der Seite verarbeitet Vercel technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser-Informationen) in Server-Logs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und stabiler Betrieb). Mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; soweit Daten in die USA übermittelt werden, stützt sich dies auf das EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. EU-Standardvertragsklauseln.

3. Datenbank und Dateispeicher

Anwendungsdaten (Konten, Firmen, Mitarbeiter, Objekte, Schichten, Dokumente) werden bei Supabase in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main gespeichert (AWS-Region eu-central-1). Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Mit Supabase besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

4. Konto und Anmeldung

Für die Nutzung von WachFlow ist ein Konto erforderlich (E-Mail-Adresse, Passwort, Rolle, Firmenzuordnung). Zur Anmeldung setzen wir technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speicher-Einträge (Sitzungs-Token). Werbe-Cookies setzen wir nicht. Hinter der Anmeldung findet auch keine Webanalyse statt; zur Zählung der Besuche auf den öffentlichen Seiten siehe Ziffer 8. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Die Konto-E-Mails (Einladung ins Portal, Passwort zurücksetzen) versendet in unserem Auftrag die IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur. Übertragen werden dabei nur die E-Mail-Adresse der Empfängerin oder des Empfängers, der Name und der Einladungs- bzw. Rücksetzlink. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Standortdaten

Bei Kontrollgang-Scans und Schichtbestätigungen wird der Standort nur im Moment der Aktion erfasst und dem jeweiligen Nachweis zugeordnet. Diese Daten dienen dem Nachweis der Dienstleistung und werden im Auftrag des jeweiligen Sicherheitsunternehmens verarbeitet.

Zusätzlich kann die Sicherheitsfirma für ihre Mitarbeiter den „Live-Betrieb“ aktivieren. Ist dieses Modul eingeschaltet und die Standortpflicht in den Einstellungen der Firma gesetzt, überträgt die App während einer laufenden Schicht in einem festgelegten Abstand (Voreinstellung 60 Sekunden, von der Firma auf 15 bis 600 Sekunden einstellbar) den Standort, die Messgenauigkeit und den Akkustand. Das geschieht ausschließlich, solange die Schicht läuft und die App geöffnet ist; sperrt die Nutzerin oder der Nutzer das Gerät, endet die Übertragung sofort. Ohne laufende Schicht wird kein einziger Punkt erhoben, und während der Übertragung zeigt das Portal jederzeit sichtbar an, dass gerade gemeldet wird.

Diese Standortverläufe werden befristet gespeichert, in der Voreinstellung 7 Tage und von der Firma auf 1 bis 90 Tage einstellbar; danach löscht ein automatischer Lauf sie. Den vollständigen Verlauf können nur Admin und Disponent der jeweiligen Firma sowie die betroffene Person selbst einsehen; Objektleitungen sehen ausschließlich den aktuellen Standort, keinen Verlauf, und Subunternehmer haben keinerlei Zugriff.

Beim Auslösen eines SOS-Notrufs wird zusätzlich einmalig der Standort im Moment der Auslösung erfasst, damit Hilfe an die richtige Stelle geschickt werden kann.

6. KI-gestützte Funktionen

WachFlow bietet mehrere KI-gestützte Funktionen an, die jeweils nur auf ausdrückliche Auslösung durch die Nutzerin oder den Nutzer laufen und dabei Inhalte an unseren KI-Dienstleister Anthropic (Anthropic PBC, USA) übermitteln; eine Nutzung zum Training von KI-Modellen findet über die API nicht statt. Wer eine dieser Funktionen nicht auslöst, dessen Daten werden dabei nicht an Anthropic übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO; Übermittlungen in die USA stützen sich auf EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-U.S. Data Privacy Framework.

Auftragseingang (Leitungsrollen): hochgeladene Auftragsnachrichten, Dienst- und Monatspläne, Fotos oder Tabellen werden übermittelt, damit die KI die enthaltenen Schichtbedarfe herausliest.

Wachbericht-Diktat (Mitarbeiter-Portal): das eingesprochene oder eingetippte Diktat für einen Wachbuch-Eintrag wird übermittelt, damit daraus ein Berichtstext formuliert wird; das Diktat kann personenbezogene Angaben zu Vorfällen und beteiligten Personen enthalten.

Hilfe-Assistent (Dashboard, Leitungsrollen): übermittelt werden nur die gestellte Frage, die Rolle der fragenden Person und die aktuell geöffnete Seite, keine Mitarbeiter-, Kunden- oder Einsatzdaten.

Abrechnungs-Assistent (Inhaber und Buchhaltung): übermittelt werden ausschließlich zusammengefasste Kennzahlen zu Rechnungen und Zahlungen; Kundennamen werden vorher durch neutrale Bezeichnungen wie „Kunde 1“ ersetzt und erst in der fertigen Antwort wieder eingesetzt.

7. Push-Benachrichtigungen

Auf Wunsch senden wir Push-Benachrichtigungen (z. B. über neue Schichten). Dies geschieht nur nach ausdrücklicher Zustimmung im Browser und kann dort jederzeit widerrufen werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

8. Webanalyse auf den öffentlichen Seiten

Auf den öffentlichen Seiten (Startseite, Preise, Rechtstexte, Registrierung) setzen wir Google Analytics 4 ein, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Damit erfassen wir, wie viele Menschen die Seite besuchen, über welchen Weg sie kommen, welche Seiten sie lesen und ob sie eine Demo anfragen. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

Ohne Einwilligung wird kein Cookie gesetzt, keine Kennung gespeichert und kein Google-Skript geladen; es geht also auch keine Anfrage an Google. Liegt eine Einwilligung vor, werden übertragen: aufgerufene Seite, Verweisquelle, ungefähre Herkunft (Land und Region auf Basis der gekürzten IP-Adresse), Gerät und Browser sowie fünf Ereignisse, nämlich abgeschickte Demo-Anfrage (mit Teamgröße und der Angabe, womit heute geplant wird), Klick auf einen Demo-Knopf, Klick auf die Kontaktadresse, aufgerufenes Preispaket und heruntergeladene Vorlage (mit dem Namen der Vorlage). Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Nachrichtentext werden nicht an Google übertragen; diese Angaben gehen ausschließlich an unser Postfach. Die geräteübergreifende Verfolgung über Google-Konten (Google-Signale) und die Werbe-Personalisierung sind abgeschaltet, die Speicherdauer bei Google beträgt 14 Monate. Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; soweit Daten in die USA übermittelt werden, stützt sich dies auf das EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. EU-Standardvertragsklauseln.

Hinter der Anmeldung findet keine Webanalyse statt: in Dienstplan, Mitarbeiter-Portal, Partner- und Kundenbereich wird kein Google-Skript geladen und kein Analyse-Cookie gesetzt. Deine Entscheidung kannst du jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich der Seite ändern. Sie wird sechs Monate im Browser gespeichert und danach erneut erfragt.

Zusätzlich setzen wir auf denselben öffentlichen Seiten den Google Tag Manager ein, ebenfalls einen Dienst der Google Ireland Limited. Er verarbeitet selbst keine Besucherdaten zu eigenen Zwecken, sondern ist ein technisches Werkzeug, über das die oben beschriebene Analyse und künftige Messpunkte (etwa zur Erfolgsmessung von Anzeigen) verwaltet werden. Auch er wird erst nach deiner Einwilligung geladen; ohne Einwilligung wird er nicht ausgeführt. Werbebezogene Speicherung und Personalisierung sind dabei technisch auf „nicht erlaubt“ gesetzt. Sollen künftig Anzeigen gemessen werden, fragen wir dich vorher erneut.

9. Speicherdauer

Daten werden gespeichert, solange das Konto bzw. der Vertrag mit dem Firmenkunden besteht oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Fristen, Bewachungsrecht) dies erfordern. Kontrollgang-Fotos werden nach 7 Tagen gelöscht. Firmenkunden können die Löschung ihrer Daten über die Einstellungen beantragen.

10. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Wende dich dazu an die oben genannte E-Mail-Adresse. Beschäftigte unserer Firmenkunden wenden sich für Auskunfts- und Löschanfragen bevorzugt an ihren Arbeitgeber als Verantwortlichen; wir unterstützen ihn bei der Beantwortung.