Sicherheitsdienst App für Ihre Mitarbeiter

Was Mitarbeiter auf dem Handy sehen

Jeder Mitarbeiter sieht im Portal seine eigenen Schichten, das Objekt, die Uhrzeit und den Ansprechpartner vor Ort, dazu Hinweise zum Dienst. Der Plan stammt aus derselben Dienstplanung, die auch die Disposition nutzt, keine zweite Ablage und kein zweiter Stand.

Ändert sich eine Schicht, sieht der Mitarbeiter die neue Zeit sofort im Portal, ohne dass jemand extra anruft oder in einer Chatgruppe danach sucht.

Dienstbeginn und Dienstende stempeln

Gestempelt wird ausschließlich über die Stempeluhr im Portal, je Objekt frei ohne weiteren Nachweis, per Standort, per QR-Code am Objekt oder beides zusammen, siehe Zeiterfassung und Stempeluhr. Verlangt ein Objekt den QR-Nachweis, führt der Stempel-Knopf direkt in die Kamera des Handys.

Kontrollgänge scannen

Für Rundgänge kleben Sie QR-Etiketten an die Kontrollpunkte eines Objekts, der Mitarbeiter scannt sie mit dem eigenen Handy im Portal, mit Foto, Standort und einem Zeitstempel vom Server statt vom Handy. Mehr dazu unter Kontrollgang-Software ohne eigene Hardware.

Für dunkle Ecken und Nachtrundgänge hat der Scanner im Portal einen eigenen Licht-Knopf, ohne dass der Mitarbeiter die Kamera-App des Handys extra öffnen muss.

Wachbuch und Wachbericht per Diktat

Vorkommnisse trägt der Mitarbeiter im digitalen Wachbuch ein, mit Kategorie, Beschreibung und optionalem Foto. Ein leerer Eintrag lässt sich nicht speichern.

Statt zu tippen, kann der Mitarbeiter die Stichworte sprechen, WachFlow formuliert daraus mit KI einen zusammenhängenden Wachbericht. Sichtbar sind dabei immer nur die Objekte der eigenen Dienste.

Krankmeldung, Schichttausch und offene Schichten übernehmen

Kann ein Mitarbeiter nicht zum Dienst, meldet er sich im Portal krank. Die Disposition sieht den Ausfall sofort und schlägt Ersatz mit Begründung vor, mehr dazu bei der Dienstplanung für Sicherheitsdienste.

Freigegebene offene Dienste stehen in der Schichtbörse: Dort sieht sie nur, wer dafür infrage kommt, wer zuerst zugreift, bekommt die Schicht. Zusätzlich können Mitarbeiter Schichten direkt untereinander tauschen, die Leitung entscheidet über jeden Tauschantrag, bevor er wirksam wird.

Dienstanweisung lesen und bestätigen

Vor Dienstantritt kann eine Dienstanweisung zum Objekt stehen, die der Mitarbeiter im Portal liest und bestätigt, mit Zeitstempel vom Server. „Das wusste ich nicht“ ist damit im Streitfall kein Argument mehr, weder für den Mitarbeiter noch für die Leitung.

Ohne Netz weiterarbeiten

Am Objekt gibt es oft kein Netz, im Keller oder auf dem Werksgelände. Das Portal lässt sich auf den Startbildschirm legen und arbeitet auch im Funkloch weiter: Stempel und Wachbucheinträge werden in eine Warteschlange eingereiht und automatisch nachgereicht, sobald wieder Verbindung besteht, mit einer Frist von 48 Stunden.

SOS-Notruf, Sprachen und Datenschutz

Für den Notfall gibt es im Portal einen SOS-Notruf, der die hinterlegte Alarmkette benachrichtigt: ein zusätzlicher Meldeweg, keine Ersatz-Anlage für eine gesetzlich vorgeschriebene technische Lösung bei erhöhter oder kritischer Alleinarbeits-Gefährdung.

Das Portal spricht Deutsch, Englisch, Russisch und Spanisch, jeder Mitarbeiter stellt seine Sprache selbst ein.

Der Standort wird nur im Moment eines Scans oder einer Bestätigung erfasst, kein Dauer-Tracking während der Schicht. Datenbank und Server stehen in Frankfurt am Main, verschlüsselt übertragen.

Einführung und Nutzen für die Leitung

Ein neuer Mitarbeiter bekommt eine Einladung per E-Mail und legt im Portal ein eigenes Passwort fest, eine gesonderte Schulung ist dafür nicht nötig: Wer sein Handy bedienen kann, kann das Portal bedienen.

Für die Leitung bedeutet das vor allem weniger Telefonate und weniger Rückfragen, weil Schichten, Zeiten und Hinweise direkt beim Mitarbeiter ankommen. Nachweise wie Stempelzeiten, Kontrollgänge und Wachbucheinträge entstehen dabei nebenbei, nicht als zusätzliche Aufgabe am Monatsende. Wie das Portal in die übrige Software für Sicherheitsdienste und Sicherheitsfirmen eingebettet ist, zeigt die Übersichtsseite.

Häufige Fragen

Muss jeder Mitarbeiter etwas auf sein Handy laden?

Nein. Das Portal läuft im Browser und lässt sich auf Wunsch als Kurzbefehl auf den Startbildschirm legen. Ein Zugang kommt per Einladung per E-Mail.

Funktioniert das Portal auch ohne Netz am Objekt?

Ja. Stempel und Wachbucheinträge werden bei fehlendem Netz in eine Warteschlange eingereiht und automatisch nachgereicht, sobald wieder Verbindung besteht.

Sehen Mitarbeiter auch fremde Objekte?

Nein. Ein Mitarbeiter sieht im Portal ausschließlich die Objekte der eigenen Dienste, weder Wachbuch noch Kontrollgänge anderer Objekte.

Werden Mitarbeiter per Standort dauerhaft überwacht?

Nein. Der Standort wird nur im Moment eines Scans oder einer Bestätigung erfasst, kein Dauer-Tracking während der Schicht.

Was kostet die App für unsere Mitarbeiter?

Nichts zusätzlich. Das Mitarbeiter-Portal ist in jedem Paket für beliebig viele Mitarbeiter enthalten, bezahlt wird nach Leitungszugängen, nicht nach Wachleuten.

Wie bekommt ein neuer Mitarbeiter Zugang?

Über eine Einladung per E-Mail. Eine gesonderte Schulung ist nicht nötig, das Portal bedient sich wie jede andere Handy-Seite.

Spricht das Portal auch andere Sprachen als Deutsch?

Ja, Deutsch, Englisch, Russisch und Spanisch stehen zur Wahl, jeder Mitarbeiter stellt seine Sprache selbst ein.