Der Preis richtet sich nach der Mitarbeiterzahl im Dienstplan: Basis 199 €, Profi 349 €, Business 499 € im Monat, jeweils zzgl. MwSt. Das Mitarbeiter-Portal ist für beliebig viele Mitarbeiter inklusive.

Brauchen unsere Mitarbeiter eine eigene App?

Nein. Das Portal läuft im Browser auf jedem Handy und lässt sich wie eine App auf den Startbildschirm legen.

Können wir unsere bestehenden Excel-Listen übernehmen?

Ja. Mitarbeiter und Objekte werden aus Excel importiert, nicht abgetippt.

Ersetzt WachFlow unser Papier-Wachbuch?

Ja, WachFlow führt das Wachbuch digital mit Vorfällen, Fotos und KI-gestütztem Diktat für den Wachbericht.

Software für Sicherheitsdienste: Funktionen im Überblick

WachFlow bündelt die Abläufe eines Sicherheitsdienstes in einer Software: Dienstplanung, Zeiterfassung, Kontrollgänge, Wachbuch und Abrechnung greifen ineinander. Jede Funktion ist unten einzeln beschrieben, mit dem Weg von der Schicht bis zur Rechnung.

Dienstplanung

Der Dienstplan zeigt jedes Objekt, jeden Tag und jede Lücke auf einen Blick, als Monats-, Wochen- oder Tagesansicht. Beim Zuweisen prüft WachFlow automatisch Ruhezeit, Wochenstunden, § 34a-Status und Doppelbelegung und warnt bei einem Konflikt, statt zu blockieren. Fällt jemand aus, schlägt WachFlow passenden Ersatz mit Begründung vor oder gibt die Schicht in die Schichtbörse frei, aus der geeignete Mitarbeiter sie selbst übernehmen. Alle Einzelheiten zur Dienstplanung für Sicherheitsdienste.

Zeiterfassung

Mitarbeiter stempeln Kommen und Gehen im Portal auf dem eigenen Handy, je Objekt frei, per Standort, per QR-Code am Objekt oder beides. WachFlow vergleicht Soll- und Ist-Zeiten, berechnet Zuschläge nach § 3b EStG für Nacht, Sonntag und Feiertag und liefert die Zahlen fertig für Lohn und DATEV. Details zur Zeiterfassung und Stempeluhr.

Kontrollgänge

Kontrollpunkte werden per QR-Etikett angelegt, ohne eigene Hardware und ohne Anschaffung. Ein Scan im Portal dokumentiert den Rundgang mit Zeitstempel vom Server, optional mit Foto und Standort, für dunkle Ecken gibt es eine Taschenlampe im Scanner. Mehr zur Kontrollgang-Software ohne eigene Hardware.

Wachbuch

Vorkommnisse tragen Mitarbeiter direkt im Portal ein, wahlweise per Diktat, das WachFlow mit KI zu einem Wachbericht formuliert. Für den Notfall gibt es zusätzlich einen SOS-Notruf mit Alarmkette. Ausführlich beim digitalen Wachbuch.

Abrechnung und Rechnung

Aus dem Dienstplan entsteht der Leistungsnachweis je Objekt, daraus die Rechnung als ZUGFeRD-PDF/A-3 und, wo gefordert, als XRechnung, dazu ein Export für DATEV. Ihr Auftraggeber sieht seinen Nachweis über einen Link, ohne eigenes Konto. Alles zum Leistungsnachweis und zur E-Rechnung.

§ 34a-Nachweise

Für jeden Mitarbeiter hinterlegen Sie die § 34a-Stufe mit Ablaufdatum. Läuft ein Pflichtnachweis ab, warnt WachFlow beim Einplanen und in einer eigenen Fristenübersicht für den ganzen Betrieb. Details zu den § 34a-Nachweisen.

Häufige Fragen

Was kostet WachFlow?: Der Preis richtet sich nach der Mitarbeiterzahl im Dienstplan: Basis 199 €, Profi 349 €, Business 499 € im Monat, jeweils zzgl. MwSt. Das Mitarbeiter-Portal ist für beliebig viele Mitarbeiter inklusive.
Brauchen unsere Mitarbeiter eine eigene App?: Nein. Das Portal läuft im Browser auf jedem Handy und lässt sich wie eine App auf den Startbildschirm legen.
Können wir unsere bestehenden Excel-Listen übernehmen?: Ja. Mitarbeiter und Objekte werden aus Excel importiert, nicht abgetippt.
Ersetzt WachFlow unser Papier-Wachbuch?: Ja, WachFlow führt das Wachbuch digital mit Vorfällen, Fotos und KI-gestütztem Diktat für den Wachbericht.

Stand: 14. September 2026