Dienstplan im Sicherheitsdienst erstellen

1. Objekte und Besetzungszeiten erfassen

Am Anfang steht für jedes Objekt derselbe Katalog: an welchen Wochentagen, zu welchen Uhrzeiten und mit wie vielen Personen es besetzt sein muss. Wird dieser Bedarf einmal sauber hinterlegt, lässt er sich für jeden Monat neu in konkrete Schichten umsetzen, statt jeden Monat wieder von Null anzufangen.

2. Qualifikationen je Posten festlegen

Nicht jeder Posten braucht dieselbe Qualifikation. § 34a GewO verlangt für Bewachungspersonal grundsätzlich eine Unterrichtung, für bestimmte Tätigkeiten wie Kontrollgänge im öffentlichen Verkehrsraum, den Schutz vor Ladendiebstahl oder den Einlass bei Diskotheken zusätzlich eine Sachkundeprüfung. Legen Sie deshalb je Objekt fest, welche Mindeststufe gilt und ob zusätzliche Pflicht- oder Wunschqualifikationen verlangt sind, bevor Sie einplanen, nicht danach.

3. Schichtmodell wählen: 8 oder 12 Stunden

Acht-Stunden-Schichten sind der gesetzliche Normalfall und lassen sich ohne Tarifvertrag umsetzen; sie bedeuten mehr Übergaben pro Tag, dafür planbarere Ruhezeiten und einen kleineren Ausfall, wenn einmal jemand fehlt.

Zwölf-Stunden-Schichten reduzieren die Zahl der Übergaben und sind bei manchen Auftraggebern gewünscht, sind aber im Arbeitszeitgesetz nicht der Regelfall und meist nur über einen Tarifvertrag mit Arbeitsbereitschaft zulässig, siehe Arbeitszeitgesetz im Sicherheitsdienst. Sie konzentrieren außerdem das Ausfallrisiko: Fällt eine 12-Stunden-Schicht aus, fehlt sofort die halbe Tagesbesetzung.

4. Verfügbarkeiten der Mitarbeiter einholen

Wer wann kann, gehört vor die Planung, nicht danach als Korrektur. Feste Zeitfenster, in denen ein Mitarbeiter grundsätzlich verfügbar ist, reduzieren spätere Tauschanfragen deutlich, weil ein großer Teil der Konflikte gar nicht erst entsteht.

5. Ruhezeit und Wochenstunden prüfen

Vor jeder Zuweisung gehört ein Blick auf die vorherige Schicht: Stehen zwischen Dienstende und dem nächsten Dienstbeginn mindestens elf Stunden, und bleibt die Woche im Rahmen von 48 Stunden im Jahresdurchschnitt? Beide Grenzen erklärt Arbeitszeitgesetz im Sicherheitsdienst im Detail. Von Hand ist das bei wenigen Objekten machbar, bei mehreren Disponenten und häufigen Änderungen wird es schnell fehleranfällig.

6. Reserve und Ausfallplanung

Ein Dienstplan ohne eingeplante Reserve ist beim ersten Ausfall bereits kaputt. Wer für jedes Objekt vorab weiß, welche Mitarbeiter qualifiziert, verfügbar und ruhezeitkonform wären, findet auch nachts um halb fünf schneller Ersatz, als jede Möglichkeit erst am Telefon durchzugehen.

7. Veröffentlichung an die Mitarbeiter

Ein Dienstplan wirkt erst, wenn jeder Mitarbeiter seinen eigenen Ausschnitt sieht, nicht die ganze Tabelle. Eine klare Bestätigung, dass eine Schicht angekommen und verstanden wurde, verhindert das „das wusste ich nicht“ am Tag danach.

8. Stunden am Monatsende

Am Monatsende zählt, was tatsächlich geplant und geleistet wurde, für den Lohn ebenso wie für den Leistungsnachweis gegenüber dem Auftraggeber. Wer Planung, Zeiterfassung und Abrechnung getrennt in Excel, einer Stempelkarte und einer weiteren Liste führt, überträgt Zahlen am Monatsende mehrfach von Hand, mit jeder Übertragung als eigener Fehlerquelle.

Excel-Vorlage oder Software: eine ehrliche Abwägung

Für ein einzelnes Objekt mit einem festen kleinen Team leistet eine gut gepflegte Excel-Vorlage die Grundfunktion: Schichten eintragen, Namen zuordnen, ausdrucken. Was sie nicht leistet, ist eine automatische Prüfung von Ruhezeit oder § 34a-Status, ein Nachweis für den Auftraggeber oder eine Verbindung zur Abrechnung, das bleibt Handarbeit.

Sobald mehrere Objekte gleichzeitig laufen und Schichten sich wegen Ausfällen häufig ändern, wächst der Abstimmungsaufwand in Excel schneller als die Zahl der Mitarbeiter, weil jede Änderung von Hand in mehrere Zellen und oft zusätzlich in eine Nachricht an die Beteiligten übertragen werden muss. Eine feste Mitarbeiterzahl, ab der das kippt, lässt sich seriös nicht nennen, weil es von der Zahl der Objekte, der Schichtvielfalt und der Ausfallquote abhängt, nicht allein von der Kopfzahl. Eine Dienstplanung mit eingebauter Prüfung lohnt sich, sobald dieser Abstimmungsaufwand regelmäßig mehr Zeit kostet als die eigentliche Personalentscheidung.

„Kostenlos“: was das in der Praxis bedeutet

Kostenlose Vorlagen und Tools leisten meist genau das, was der Name verspricht: eine Tabelle mit Zeilen, Spalten und etwas Farbe. Was in der Regel fehlt, ist die automatische Prüfung von Ruhezeit, § 34a-Status oder Doppelbelegung, ein Nachweis, den Sie dem Auftraggeber vorlegen können, und eine Verbindung zu Zeiterfassung und Abrechnung. Für den Einstieg ist das ein vertretbarer Kompromiss, für einen wachsenden Betrieb mit mehreren Objekten wird die manuelle Prüfung zum eigentlichen Zeitfresser. Einen Überblick über den nächsten Schritt gibt Software für Sicherheitsfirmen.

Häufige Fragen

Wie erstellt man einen Dienstplan für einen Sicherheitsdienst?

Erst Objekte und Besetzungszeiten erfassen, dann Qualifikationen je Posten festlegen, Verfügbarkeiten einholen, Ruhezeit und Wochenstunden prüfen und eine Reserve für Ausfälle einplanen.

Welches Schichtmodell ist im Sicherheitsdienst üblich, acht oder zwölf Stunden?

Acht-Stunden-Schichten sind der gesetzliche Normalfall. Zwölf-Stunden-Schichten sind verbreitet, aber meist nur über einen Tarifvertrag mit Arbeitsbereitschaft zulässig.

Reicht eine Excel-Vorlage für den Dienstplan?

Für ein Objekt mit festem kleinem Team ja. Sie prüft aber weder Ruhezeit noch § 34a-Status automatisch und erzeugt keinen Nachweis für den Auftraggeber.

Was leisten kostenlose Dienstplan-Lösungen nicht?

In der Regel fehlen die automatische Prüfung von Ruhezeit und Qualifikationen, ein Nachweis für den Auftraggeber und die Verbindung zu Zeiterfassung und Abrechnung.

Wie plant man Reserve für Ausfälle im Sicherheitsdienst ein?

Indem vorab bekannt ist, welche Mitarbeiter für ein Objekt qualifiziert, verfügbar und ruhezeitkonform wären, statt das im Ausfall erst am Telefon zu klären.

Muss ein Dienstplan die Ruhezeit automatisch prüfen?

Gesetzlich vorgeschrieben ist keine bestimmte Prüfmethode, aber die Einhaltung der elf Stunden Ruhezeit selbst schon. Eine automatische Prüfung senkt vor allem das Risiko, einen Verstoß zu übersehen.

Quellen

• § 3 ArbZG – Arbeitszeit der Arbeitnehmer
• § 5 ArbZG – Ruhezeit
• § 34a GewO – Bewachungsgewerbe