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Wachbuch im Sicherheitsdienst: Pflicht, Inhalt und Vorlage

Ratgeber · Stand: 30. September 2026

Eine Vorschrift mit dem Titel „Wachbuch“ gibt es nicht. Die Pflicht zur Dokumentation entsteht in der Praxis aus dem Vertrag mit dem Auftraggeber, aus der Meldepflicht in der Dienstanweisung nach DGUV Vorschrift 23 und aus der Beweisfunktion im Streitfall, nicht aus einer einzelnen Norm, die ein Wachbuch ausdrücklich verlangt.

Ist ein Wachbuch gesetzlich vorgeschrieben?

Eine Vorschrift, die wörtlich ein Wachbuch verlangt, findet sich weder in der Gewerbeordnung noch in der Bewachungsverordnung (BewachV). § 21 BewachV verpflichtet Bewachungsunternehmen zur Buchführung, aber zu Bewachungsverträgen, zu den beschäftigten Wachpersonen, zu deren Belehrungen und zur Überlassung von Schusswaffen, nicht zu einzelnen Vorkommnissen während einer Schicht.

Näher an der Praxis liegt § 4 der DGUV Vorschrift 23 „Wach- und Sicherungsdienste“: Der Unternehmer muss das Verhalten des Wach- und Sicherungspersonals einschließlich des Weitermeldens von Mängeln und besonderen Gefahren durch eine Dienstanweisung regeln. Diese Meldepflicht ist der eigentliche Kern dessen, was ein Wachbuch später abbildet, schreibt aber kein bestimmtes Dokument oder Format vor.

Woher die Pflicht in der Praxis trotzdem kommt

Auch ohne eine einzelne Rechtsnorm mit dem Wort „Wachbuch“ führen die meisten Sicherheitsfirmen eines, aus drei Gründen: Der Auftraggeber verlangt es vertraglich als Nachweis der erbrachten Leistung, die Dienstanweisung nach DGUV Vorschrift 23 verlangt die Meldung von Mängeln und Gefahren, und im Streitfall, etwa nach einem Einbruch oder Schaden, ist ein Eintrag mit Uhrzeit oft der einzige Beleg dafür, dass kontrolliert und richtig reagiert wurde.

Ein digitales Wachbuch macht diese drei Gründe gleichzeitig einfacher zu erfüllen: fester Zeitstempel, durchsuchbare Kategorien und ein Bericht, den der Auftraggeber direkt einsehen kann, statt eines Hefts, das erst gesucht werden muss.

Was in ein gutes Wachbuch gehört

Ein Wachbuch, das im Streitfall trägt, deckt den ganzen Dienst ab, nicht nur Auffälligkeiten:

  • Dienstbeginn und Dienstende mit Uhrzeit
  • Übergabe an die nächste Schicht mit offenen Punkten
  • Vorkommnisse mit genauer Uhrzeit und knapper, sachlicher Beschreibung
  • Kontrollgänge mit Zeitpunkt und Ergebnis
  • Schlüsselausgabe und -rücknahme
  • Besucher am Objekt, soweit vertraglich vorgesehen
  • Meldungen an Auftraggeber, Polizei oder Rettungsdienst mit Zeitpunkt

Wie ein guter Eintrag formuliert ist

Ein brauchbarer Eintrag nennt Uhrzeit, Ort, Beobachtung und die eigene Reaktion, ohne Wertung: „22:14 Uhr, Tor 2: Schloss aufgebrochen vorgefunden. Auftraggeber informiert, 22:20 Uhr Polizei verständigt, Streife vor Ort um 22:41 Uhr.“

Ein schwacher Eintrag bleibt vage und ohne Zeitangabe: „Nachts war ein komisches Geräusch, alles war in Ordnung.“ Daraus lässt sich im Streitfall weder ableiten, wann etwas passiert ist, noch, was tatsächlich unternommen wurde.

Aufbewahrung: was belegt ist und was nicht

Für Wachbucheinträge selbst gibt es keine eigene gesetzliche Aufbewahrungsfrist. § 21 BewachV schreibt für die dort genannten Unterlagen, also etwa Verträge, Angaben zu Wachpersonen, Dienstanweisung und Waffenüberlassung, grundsätzlich eine Aufbewahrung bis zum Ende des dritten auf ihre Entstehung folgenden Kalenderjahres vor, bezieht sich aber nicht auf Vorkommniseinträge.

In der Praxis orientieren sich Sicherheitsfirmen deshalb an der Laufzeit des Bewachungsvertrags und an vertraglich vereinbarten Fristen mit dem Auftraggeber. Wer länger aufbewahrt, als gesetzlich zwingend ist, verschenkt damit keinen Beweiswert, sondern behält ihn.

Papier oder digital

Ein Papier-Wachbuch liegt am Objekt, lässt sich im Nachhinein kaum auf Lücken prüfen und ist im Streitfall schwer vorzulegen, wenn mehrere Auftraggeber oder Standorte gleichzeitig Belege verlangen. Ein digitaler Eintrag mit Zeitstempel bleibt dagegen durchsuchbar und lässt sich pro Objekt oder Zeitraum auswerten.

Für Betriebe, die noch mit Papier oder mehreren getrennten Listen arbeiten, ist das meist Teil eines größeren Rückstands: siehe dazu Software für Sicherheitsfirmen für den Überblick, was sich zuerst lohnt.

Ist ein digitales Wachbuch rechtssicher?

Ein Wachbucheintrag ist im Regelfall keine Urkunde im Sinne des § 267 StGB: Diese Vorschrift schützt die verkörperte, einem erkennbaren Aussteller zurechenbare Gedankenerklärung, etwa einen Vertrag oder ein Zeugnis, nicht eine laufende Verlaufsdokumentation. Relevant wird das Strafrecht trotzdem, sobald jemand einen elektronischen Eintrag bewusst verfälscht, um zu täuschen, etwa einen Kontrollgang einträgt, der nicht stattgefunden hat: § 269 StGB stellt die Fälschung beweiserheblicher Daten unter Strafe, wenn die veränderten Daten bei ihrer Wahrnehmung wie eine unechte oder verfälschte Urkunde wirken würden. Wer WachFlow oder ein Papier-Wachbuch bewusst falsch führt, riskiert damit dieselbe Strafbarkeit wie bei einer gefälschten Urkunde.

Vor Gericht ist Papier gegenüber einer elektronischen Aufzeichnung nicht automatisch im Vorteil. § 371a ZPO gibt zwar nur privaten elektronischen Dokumenten mit qualifizierter elektronischer Signatur einen gesetzlichen Anschein der Echtheit, den die Gegenseite eigens erschüttern müsste. Ein gewöhnlicher digitaler Wachbucheintrag ohne eine solche Signatur trägt diesen besonderen Anschein nicht, genauso wenig wie eine handschriftliche Notiz im Papier-Wachbuch. Beide werden im Streitfall nach freier richterlicher Beweiswürdigung bewertet: Entscheidend ist, wie nachvollziehbar Zeitpunkt und Herkunft eines Eintrags sind, nicht das Medium selbst.

Nachvollziehbar wird ein Eintrag durch einen belastbaren Zeitstempel, der nicht vom Gerät der eintragenden Person abhängt. In WachFlow trägt jeder Eintrag den tatsächlichen Zeitpunkt des Vorfalls, auch wenn er später nachgereicht wird, und jeder gescannte Kontrollgang einen Zeitstempel vom Server statt vom Handy. WachFlow verspricht dabei bewusst nicht, ein Wachbuch sei „gerichtsfest“ oder „revisionssicher“: Kein Anbieter kann eine Beweiswürdigung im Einzelfall vorwegnehmen, ein nachvollziehbarer Zeitstempel ist die Grundlage dafür, nicht die Garantie.

Datenschutz: Personennamen im Wachbuch

Wachbucheinträge enthalten schnell personenbezogene Daten, etwa Namen von Besuchern oder Kennzeichen. Art. 5 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO verlangt, Daten auf das für den Zweck notwendige Maß zu beschränken (Grundsatz der Datenminimierung). Wer im Zweifel ist, ob ein Name in den Eintrag gehört, sollte prüfen, ob eine Kategorie oder eine Rollenbezeichnung für die Dokumentation ausreicht.

Wachbuch-Vorlage: die Spalten, auf die es ankommt

Bewährt hat sich der folgende Aufbau, egal ob auf Papier oder als Tabelle. Die kostenlose Wachbuch-Vorlage (PDF) setzt genau diese Spalten um: ein Blatt zum Ausdrucken mit Kopf für Objekt, Auftraggeber, Dienstbeginn und Dienstende, darunter die Einträge und am Ende die Übergabe an die nächste Schicht, dazu eine Seite mit Ausfüllhinweisen. Kontrollgänge lassen sich darin als eigene Kategorie führen oder getrennt über ein Wächterkontrollsystem nachweisen, beides ergänzt sich.

  • Datum und Uhrzeit des Eintrags
  • Objekt beziehungsweise Kontrollpunkt
  • Kategorie (Übergabe, Kontrollgang, Vorkommnis, Besucher, Meldung)
  • Beschreibung, sachlich und ohne Wertung
  • Name oder Kürzel der eintragenden Person
  • Ausgelöste Meldung, an wen und um welche Uhrzeit

Wachbuch-Vorlage für Sicherheitsdienste herunterladen (PDF, 2 Seiten, 40 KB)

Häufige Fragen

Ist ein Wachbuch im Sicherheitsdienst gesetzlich Pflicht?
Eine Norm, die wörtlich ein Wachbuch verlangt, gibt es nicht. Pflichten zur Dokumentation ergeben sich aus dem Vertrag mit dem Auftraggeber und aus der Meldepflicht in der Dienstanweisung nach § 4 DGUV Vorschrift 23.
Was muss in einem Wachbucheintrag stehen?
Uhrzeit, Ort, eine sachliche Beschreibung des Vorkommnisses und die eigene Reaktion, etwa eine Meldung an den Auftraggeber oder die Polizei.
Wie lange muss ein Wachbuch aufbewahrt werden?
Für Wachbucheinträge selbst gibt es keine eigene gesetzliche Frist. Üblich ist eine Orientierung an der Vertragslaufzeit mit dem Auftraggeber.
Dürfen im Wachbuch Namen von Besuchern stehen?
Nur soweit für den Zweck erforderlich. Art. 5 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO verlangt, personenbezogene Daten auf das notwendige Maß zu beschränken.
Ist ein digitales Wachbuch rechtlich genauso gültig wie ein Papier-Wachbuch?
Ja. Entscheidend ist nicht das Medium, sondern dass der Eintrag den tatsächlichen Zeitpunkt trägt und nachvollziehbar bleibt.
Was ist der Unterschied zwischen Wachbuch und Kontrollgang-Nachweis?
Das Wachbuch dokumentiert Vorkommnisse und Übergaben, der Kontrollgang-Nachweis belegt, dass ein bestimmter Rundgang zu einer bestimmten Zeit stattgefunden hat. In der Praxis ergänzen sich beide.
Ist ein digitales Wachbuch vor Gericht genauso viel wert wie ein Papier-Wachbuch?
Beide werden nach freier richterlicher Beweiswürdigung bewertet, keines hat automatisch Vorrang. Entscheidend ist, wie nachvollziehbar Zeitpunkt und Herkunft eines Eintrags sind, etwa durch einen Zeitstempel vom Server statt vom Gerät der eintragenden Person.
Gibt es eine Wachbuch-Vorlage als PDF?
Ja, auf dieser Seite gibt es eine kostenlose Wachbuch-Vorlage als PDF: ein Blatt zum Ausdrucken mit den Spalten Datum und Uhrzeit, Objekt oder Kontrollpunkt, Kategorie, Beschreibung, Name oder Kürzel und ausgelöste Meldung, dazu Felder für die Übergabe und eine Seite mit Ausfüllhinweisen.
Macht ein manipulierter Wachbucheintrag sich strafbar?
Wer einen elektronischen Eintrag bewusst verfälscht, um zu täuschen, etwa einen nicht stattgefundenen Kontrollgang einträgt, kann sich nach § 269 StGB wegen Fälschung beweiserheblicher Daten strafbar machen.

Über WachFlow

Dieser Ratgeber stammt von WachFlow, der Software für Sicherheitsdienste: Dienstplan, Wachbuch, § 34a-Nachweise und Abrechnung in einem System.

Quellen

Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.

Stand: 30. September 2026