Was muss ein Leistungsnachweis im Sicherheitsdienst mindestens enthalten?

Dienstzeiten je Objekt, das eingesetzte Personal mit Qualifikation, durchgeführte Kontrollgänge und Vorkommnisse. Reine Stundensummen ohne diese Zuordnung überzeugen im Streitfall selten.

Ist eine E-Rechnung im Sicherheitsdienst schon Pflicht?

Der Empfang ist seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Für die Ausstellung gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2026, für Unternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027 (§ 27 Absatz 38 UStG).

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung im Sicherheitsdienst enthalten?

Unter anderem Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-ID, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Zeitpunkt der Leistung sowie Entgelt und Steuersatz je Steuersatz aufgeschlüsselt (§ 14 Absatz 4 UStG).

Wie lange müssen wir Rechnungen und Leistungsnachweise aufbewahren?

Rechnungen als Buchungsbelege acht Jahre, gerechnet ab Ende des Ausstellungsjahres (§ 147 AO, § 14b UStG). Ein Leistungsnachweis ohne eigene Frist orientiert sich in der Praxis an derselben Dauer.

Was passiert, wenn tatsächliche und geplante Arbeitszeit auseinanderfallen?

Die Abweichung gehört in den Dienstplan mit Begründung, nicht nachträglich in die Rechnung. Abgerechnet wird die vereinbarte, geplante Leistung.

Braucht unser Auftraggeber ein eigenes Konto, um den Nachweis zu sehen?

Nein, ein Zugang ohne eigenes Passwort ist möglich und in der Praxis deutlich praktikabler als eine Anfrage per E-Mail.

Leistungsnachweis im Sicherheitsdienst: Inhalt und Pflichtangaben

Ratgeber · Stand: 17. September 2026

Ein Leistungsnachweis belegt gegenüber dem Auftraggeber, dass die vereinbarte Bewachung tatsächlich stattgefunden hat, mit Personal, Zeiten und Kontrollgängen. Dieser Ratgeber zeigt, was ein Auftraggeber üblicherweise erwartet, welche Pflichtangaben eine Rechnung dazu braucht und wie lange beides aufbewahrt werden muss.

Was Auftraggeber als Nachweis erwarten

Ein Leistungsnachweis, der einer Prüfung standhält, beantwortet für den vereinbarten Zeitraum vier Fragen: Wer war wann am Objekt, mit welcher Qualifikation, welche Kontrollgänge wurden durchgeführt, und welche Vorkommnisse gab es. Reine Stundenlisten ohne diese Zuordnung überzeugen einen Auftraggeber im Streitfall selten.

In der Praxis verlangen viele Auftraggeber deshalb dieselben Bausteine wie ein Wachbuch: Dienstzeiten je Objekt, eingesetztes Personal mit Sachkundestatus, Kontrollgänge mit Zeitpunkt und Vorkommnisse mit Beschreibung. Was fachlich in ein Wachbuch gehört, steht im Ratgeber zum Wachbuch im Sicherheitsdienst.

Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 Absatz 4 UStG)

Damit eine Rechnung zum Vorsteuerabzug taugt und formal korrekt ist, muss sie nach § 14 Absatz 4 UStG unter anderem folgende Angaben enthalten:

Vollständiger Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
Ausstellungsdatum
Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
Menge und Art der erbrachten Leistung, handelsüblich bezeichnet
Zeitpunkt der Leistung
Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen
Anzuwendender Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag

E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen in der Lage sein, eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format zu empfangen; dafür reicht bereits ein normales E-Mail-Postfach. Für die Ausstellung gilt eine Übergangsfrist: Bis zum 31. Dezember 2026 darf weiterhin eine Papierrechnung oder, mit Zustimmung des Empfängers, eine sonstige elektronische Rechnung wie ein einfaches PDF übermittelt werden, für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis Ende 2027 (§ 27 Absatz 38 UStG).

Grundlage ist das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung. Nach Ablauf der Übergangsfristen ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend, eine sonstige Rechnung genügt dann nicht mehr.

Aufbewahrung: Buchungsbelege und Rechnungen

Rechnungen sind Buchungsbelege im Sinne des § 147 Absatz 1 Nummer 4 in Verbindung mit Absatz 3 AO und müssen acht Jahre aufbewahrt werden, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind. § 14b Absatz 1 UStG verlangt ergänzend dieselbe achtjährige Aufbewahrung sowohl für ausgestellte als auch für empfangene Rechnungen.

Für Unterlagen, die für eine noch nicht verjährte Steuer von Bedeutung sind, läuft die Frist nach § 147 Absatz 3 Satz 3 AO nicht ab, solange diese Bedeutung besteht. Ein Leistungsnachweis selbst, der über die reine Rechnung hinausgeht, etwa mit Dienstzeiten und Kontrollgängen, unterliegt keiner eigenen gesetzlichen Frist; in der Praxis orientiert er sich an derselben Aufbewahrung wie die zugehörige Rechnung.

Streitfälle vermeiden: Plan und Ist sauber trennen

Die häufigste Quelle für Streit ist eine Abweichung zwischen geplanter und tatsächlich geleisteter Zeit, wenn beide unbemerkt vermischt in denselben Nachweis einfließen. Sauberer ist ein fester Grundsatz: Abgerechnet wird die vereinbarte, geplante Leistung; weicht die tatsächliche Zeit davon ab, wird das im Dienstplan selbst korrigiert und begründet, nicht nachträglich in der Rechnung verändert.

Details zu Stundensätzen, Pauschalen und wie daraus die E-Rechnung nach ZUGFeRD und XRechnung entsteht, stehen unter Leistungsnachweis und E-Rechnung.

Aufbau eines belastbaren Leistungsnachweises

Unabhängig vom Format bewährt sich dieselbe Grundstruktur je Objekt und Abrechnungszeitraum:

Objekt, Zeitraum und Auftraggeber eindeutig benannt
Dienste mit Datum, Uhrzeit und eingesetzter Person
Qualifikation der eingesetzten Person, soweit vertraglich gefordert
Kontrollgänge mit Zeitpunkt und Ergebnis
Vorkommnisse mit Uhrzeit und sachlicher Beschreibung
Abweichungen zwischen geplanter und tatsächlicher Besetzung mit Begründung

Kundenzugang ohne eigenes Konto

Ein Leistungsnachweis nützt wenig, wenn der Auftraggeber ihn erst per E-Mail anfordern muss. Praktikabler ist ein Zugang, über den der Auftraggeber seinen Nachweis selbst jederzeit einsehen kann, ohne eigenes Passwort und ohne dass die eigene Buchhaltung Zahlen ein zweites Mal erfassen muss. Wie ein solcher Kundenzugang in WachFlow aussieht, zeigt die Übersicht zur Software für Sicherheitsfirmen.

Häufige Fragen

Was muss ein Leistungsnachweis im Sicherheitsdienst mindestens enthalten?: Dienstzeiten je Objekt, das eingesetzte Personal mit Qualifikation, durchgeführte Kontrollgänge und Vorkommnisse. Reine Stundensummen ohne diese Zuordnung überzeugen im Streitfall selten.
Ist eine E-Rechnung im Sicherheitsdienst schon Pflicht?: Der Empfang ist seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Für die Ausstellung gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2026, für Unternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027 (§ 27 Absatz 38 UStG).
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung im Sicherheitsdienst enthalten?: Unter anderem Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-ID, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Zeitpunkt der Leistung sowie Entgelt und Steuersatz je Steuersatz aufgeschlüsselt (§ 14 Absatz 4 UStG).
Wie lange müssen wir Rechnungen und Leistungsnachweise aufbewahren?: Rechnungen als Buchungsbelege acht Jahre, gerechnet ab Ende des Ausstellungsjahres (§ 147 AO, § 14b UStG). Ein Leistungsnachweis ohne eigene Frist orientiert sich in der Praxis an derselben Dauer.
Was passiert, wenn tatsächliche und geplante Arbeitszeit auseinanderfallen?: Die Abweichung gehört in den Dienstplan mit Begründung, nicht nachträglich in die Rechnung. Abgerechnet wird die vereinbarte, geplante Leistung.
Braucht unser Auftraggeber ein eigenes Konto, um den Nachweis zu sehen?: Nein, ein Zugang ohne eigenes Passwort ist möglich und in der Praxis deutlich praktikabler als eine Anfrage per E-Mail.

Quellen

Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.

Stand: 17. September 2026